INSTRUMENTO DE APOIO GERENCIAL – 55 – SEBRAE

 QUE É:

Trata-se de documento cujo objetivo é o de orientar o empresário na definição de uma política de cobrança e controle da inadimplência, evitando prejuízos decorrentes do não recebimento com pontualidade dos bens, produtos ou serviços que são vendidos através dessa modalidade (vendas a crédito) de comercialização.

PARA QUE SERVE:

Serve para instruir o empresário no uso de práticas corretas de administração e concessão de crédito e, ainda, para se atingir os seguintes objetivos:

·         Aumentar as vendas;

·         Manter políticas de crédito eficazes;

·         Fornecer crédito com maior segurança e menor risco;

·         Garantir o recebimento;

·         Manter um fluxo de caixa previsível e confiável;

·         Reduzir custos na liberação de crédito;

·         Reduzir custos na recuperação de crédito.

COMO SE UTILIZA:

A gestão de crédito e cobrança pressupõe uma ação coordenada da análise e liberação do crédito, e uma eficiente recuperação de parcelas em atraso. Com este instrumento sua empresa pode aumentar a eficiência dos processos de crédito e cobrança, reduzindo riscos e perdas com inadimplência.

É quase uma arte equilibrar a concessão de crédito e sua eficiente recuperação. Diversas perguntas precisam de respostas rápidas e precisas

·         Como conceder crédito sem se arrepender amanhã?

·         Como escolher os melhores clientes para fidelizar através da concessão de crédito?

·         Como acompanhar o comportamento destes clientes ao longo do tempo?

·         Como acompanhar o comportamento dos clientes que se tornaram inadimplentes?

·         Quais os motivos que levaram bons clientes e tornarem-se inadimplentes?

·         Como antecipar estes problemas e tomar decisões pró-ativas reduzindo a inadimplência?

·         Quais os clientes que devem ser acionados primeiro? Os que devem mais ou os que devem há mais tempo?

·         Quais são meus cobradores mais eficientes?

·         Como reduzir o número de ações de cobrança aumentando a recuperação de créditos?

·         Quando vale a pena terceirizar a carteira de cobrança?

A seguir, apresentamos recomendações que permitem estabelecer uma política efetiva de cobrança e controle da inadimplência em sua empresa. São de implementação simples e conseguem resultados significativos, tanto na redução da inadimplência, quanto na recuperação de parte ou totalidade da dívida nas situações mais difíceis (falências, concordatas, liquidações…). São elas:

Controle contínuo dos seus devedores.

A redução das perdas ligadas à inadimplência, passa pelo controle da evolução dos recebimentos e pela previsão de um conjunto de ações a implementar quando se verifica um atraso.

a) Controle dos tetos e dos atrasos.

Ter um controle permanente dos clientes com uma planilha que indica para cada cliente: o total da dívida, o valor não vencido, o valor vencido (a parte vencida é classificada por períodos de antiguidade, < 15 dias, >15 dias e <30 dias>30 dias e <60 dias …). Esta planilha deve estar atualizada e analisada semanalmente. Convém ter esta planilha emitida diretamente pelo seu programa financeiro.

Com os clientes que ficam com notas fiscais vencidas, deve-se tomar logo providências. Deve haver uma pessoa encarregada e responsável deste controle.

b) Negociar um plano de liquidação.

O principio de base é contatar o cliente assim que a dívida estiver com atraso. É perguntado o motivo do atraso e é negociada uma nova data para o pagamento.

Anotar as informações fornecidas pelo mesmo, motivo do atraso, nome e cargo das pessoas contatadas, nova data negociada.

Pedir que o seu devedor lhe envie, via fax/e-mail, solicitação de novo prazo de pagamento, com indicação do motivo do atraso. Você está fazendo um favor ao seu devedor ao dar-lhe um novo prazo. O mínimo que ele deve fazer é cumprir esta formalidade. Tente obter um cheque pré-datado com o novo vencimento.

Se o seu cliente não puder pagar de uma só vez o débito procure negociar um novo plano de liquidação da dívida. Avise ao comercial sobre a situação e pondere já a aplicação de juros. É melhor cortar o fornecimento ou condicioná-lo aos pagamentos previstos.

Agir rápido.

Não deixar a situação piorar. Se houver descumprimento dos pagamentos, você deve agir rapidamente. Quem recebe é quem “ataca primeiro”.

a) Tenha um plano de ação.

As empresas que conseguem melhor ressarcimento das quantias devidas são aquelas que já têm pronto um “manual de cobrança” para agir logo que a inadimplência fique patente.

Este plano de ação relata as etapas e as medidas a serem tomadas consoante a evolução da situação.

Se o plano de liquidação (citado anteriormente) que foi negociado com o devedor, não está sendo cumprido, ou se a negociação com o devedor não permitiu chegar a um acordo sobre uma nova data de pagamento, devem ser rapidamente tomadas as mais drásticas medidas previstas no plano de ação.

Exemplo de plano de cobrança:

A seguir indicamos algumas das medidas que podem constar num plano de cobrança:

Etapa 1: Enviar uma carta registrada, com Aviso de Recebimento, que dá um prazo de uma semana para honrar o seu compromisso. Se isso não acontecer, é indicado que serão tomadas as ações judiciais adequadas.

Etapa 2: Cortar totalmente o fornecimento. Contatar o fiador e as pessoas que deram recomendações, para comunicar a situação de inadimplência do devedor.

Etapa 3: Divulgar a situação do inadimplente no mercado onde ele atua. Essa medida é muita eficaz junto dos devedores mais desonestos. A divulgação da fama de caloteiro impossibilita a continuação da sua atividade e eles costumam liquidar seus compromissos para se livrar de tal fama.

A divulgação desta situação de atraso deve ser através dos meios oficiais, tais como negativação no Serasa, SPC.

Etapa 4: Pressionar, enviando seus funcionários à empresa para pedir explicações sobre a situação.

Etapa 5: Pedir ao seu advogado para entrar em contato com o cliente. Uma ligação feita por um advogado é uma clara demonstração da sua determinação em reaver o que é seu.

Etapa 6: Protestar as dívidas no cartório e comunicar ao devedor esta providência.

Etapa 7: Executar as garantias ou responsabilizar os fiadores.

Etapa 8: Outras ações judiciais apropriadas: pedido de falência, execução …

A cada etapa é associado um prazo. Se nesse prazo as medidas previstas não surtirem efeitos, passa-se à etapa seguinte. Obviamente, o calendário estabelecido não é rígido. Se o comportamento do devedor demonstrou má fé logo de início, fica caracterizada sua intenção de não pagar. Neste caso tome logo medidas mais drásticas.

Tente chegar a um acordo.

“Um mau acordo é melhor do que um bom processo”. Se você perceber que a situação do devedor é muito complicada, se não tiver garantia ou fiador, e se achar que nunca conseguirá reaver a totalidade da dívida, tente um acordo com ele.

Tente recuperar uma parte das suas mercadorias. Tente obter bens em troca, ou até abra mão de uma parte da dívida, recebendo algum pagamento imediato parcial.

Fonte: Biblioteca Sebrae