QUE É:
Trata-se de documento cujo objetivo é o de orientar o empresário na
definição de uma política de cobrança e controle da inadimplência, evitando
prejuízos decorrentes do não recebimento com pontualidade dos bens, produtos ou
serviços que são vendidos através dessa modalidade (vendas a crédito) de
comercialização.
PARA QUE SERVE:
Serve para instruir o empresário no uso de práticas corretas de
administração e concessão de crédito e, ainda, para se atingir os seguintes
objetivos:
·
Aumentar as vendas;
·
Manter políticas de crédito eficazes;
·
Fornecer crédito com maior segurança e menor risco;
·
Garantir o recebimento;
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Manter um fluxo de caixa previsível e confiável;
·
Reduzir custos na liberação de crédito;
·
Reduzir custos na recuperação de crédito.
COMO SE UTILIZA:
A gestão de crédito e cobrança pressupõe uma ação coordenada da análise
e liberação do crédito, e uma eficiente recuperação de parcelas em atraso. Com
este instrumento sua empresa pode aumentar a eficiência dos processos de crédito
e cobrança, reduzindo riscos e perdas com inadimplência.
É quase uma arte equilibrar a concessão de crédito e sua eficiente
recuperação. Diversas perguntas precisam de respostas rápidas e precisas
·
Como conceder crédito sem se arrepender amanhã?
·
Como escolher os melhores clientes para fidelizar através da concessão
de crédito?
·
Como acompanhar o comportamento destes clientes ao longo do tempo?
·
Como acompanhar o comportamento dos clientes que se tornaram
inadimplentes?
·
Quais os motivos que levaram bons clientes e tornarem-se inadimplentes?
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Como antecipar estes problemas e tomar decisões pró-ativas reduzindo a
inadimplência?
·
Quais os clientes que devem ser acionados primeiro? Os que devem mais ou
os que devem há mais tempo?
·
Quais são meus cobradores mais eficientes?
·
Como reduzir o número de ações de cobrança aumentando a recuperação de
créditos?
·
Quando vale a pena terceirizar a carteira de cobrança?
A seguir, apresentamos recomendações que permitem estabelecer uma
política efetiva de cobrança e controle da inadimplência em sua empresa. São de
implementação simples e conseguem resultados significativos, tanto na redução
da inadimplência, quanto na recuperação de parte ou totalidade da dívida nas
situações mais difíceis (falências, concordatas, liquidações…). São elas:
Controle contínuo
dos seus devedores.
A redução das perdas ligadas à inadimplência, passa pelo controle da
evolução dos recebimentos e pela previsão de um conjunto de ações a implementar
quando se verifica um atraso.
a) Controle dos tetos e dos atrasos.
Ter um controle permanente dos clientes com uma planilha que indica para
cada cliente: o total da dívida, o valor não vencido, o valor vencido (a parte
vencida é classificada por períodos de antiguidade, < 15 dias, >15 dias e
<30 dias>30 dias e <60 dias …). Esta planilha deve estar atualizada e
analisada semanalmente. Convém ter esta planilha emitida diretamente pelo seu
programa financeiro.
Com os clientes que ficam com notas fiscais vencidas, deve-se tomar logo
providências. Deve haver uma pessoa encarregada e responsável deste controle.
b) Negociar um plano de liquidação.
O principio de base é contatar o cliente assim que a dívida estiver com
atraso. É perguntado o motivo do atraso e é negociada uma nova data para o
pagamento.
Anotar as informações fornecidas pelo mesmo, motivo do atraso, nome e
cargo das pessoas contatadas, nova data negociada.
Pedir que o seu devedor lhe envie, via fax/e-mail, solicitação de novo
prazo de pagamento, com indicação do motivo do atraso. Você está fazendo um
favor ao seu devedor ao dar-lhe um novo prazo. O mínimo que ele deve fazer é
cumprir esta formalidade. Tente obter um cheque pré-datado com o novo
vencimento.
Se o seu cliente não puder pagar de uma só vez o débito procure negociar
um novo plano de liquidação da dívida. Avise ao comercial sobre a situação e
pondere já a aplicação de juros. É melhor cortar o fornecimento ou
condicioná-lo aos pagamentos previstos.
Agir rápido.
Não deixar a situação piorar. Se houver descumprimento dos pagamentos,
você deve agir rapidamente. Quem recebe é quem “ataca primeiro”.
a) Tenha um plano de ação.
As empresas que conseguem melhor ressarcimento das quantias devidas são
aquelas que já têm pronto um “manual de cobrança” para agir logo que a
inadimplência fique patente.
Este plano de ação relata as etapas e as medidas a serem tomadas
consoante a evolução da situação.
Se o plano de liquidação (citado anteriormente) que foi negociado com o
devedor, não está sendo cumprido, ou se a negociação com o devedor não permitiu
chegar a um acordo sobre uma nova data de pagamento, devem ser rapidamente
tomadas as mais drásticas medidas previstas no plano de ação.
Exemplo de plano de cobrança:
A seguir indicamos algumas das medidas que podem constar num plano de
cobrança:
Etapa 1: Enviar uma carta registrada, com Aviso de Recebimento, que dá
um prazo de uma semana para honrar o seu compromisso. Se isso não acontecer, é
indicado que serão tomadas as ações judiciais adequadas.
Etapa 2: Cortar totalmente o fornecimento. Contatar o fiador e as
pessoas que deram recomendações, para comunicar a situação de inadimplência do
devedor.
Etapa 3: Divulgar a situação do inadimplente no mercado onde ele atua.
Essa medida é muita eficaz junto dos devedores mais desonestos. A divulgação da
fama de caloteiro impossibilita a continuação da sua atividade e eles costumam
liquidar seus compromissos para se livrar de tal fama.
A divulgação desta situação de atraso deve ser através dos meios
oficiais, tais como negativação no Serasa, SPC.
Etapa 4: Pressionar, enviando seus funcionários à empresa para pedir
explicações sobre a situação.
Etapa 5: Pedir ao seu advogado para entrar em contato com o cliente. Uma
ligação feita por um advogado é uma clara demonstração da sua determinação em
reaver o que é seu.
Etapa 6: Protestar as dívidas no cartório e comunicar ao devedor esta
providência.
Etapa 7: Executar as garantias ou responsabilizar os fiadores.
Etapa 8: Outras ações judiciais apropriadas: pedido de falência,
execução …
A cada etapa é associado um prazo. Se nesse prazo as medidas previstas
não surtirem efeitos, passa-se à etapa seguinte. Obviamente, o calendário
estabelecido não é rígido. Se o comportamento do devedor demonstrou má fé logo
de início, fica caracterizada sua intenção de não pagar. Neste caso tome logo
medidas mais drásticas.
Tente chegar a um
acordo.
“Um mau acordo é melhor do que um bom processo”. Se você perceber que a
situação do devedor é muito complicada, se não tiver garantia ou fiador, e se
achar que nunca conseguirá reaver a totalidade da dívida, tente um acordo com
ele.
Tente recuperar uma parte das suas mercadorias. Tente obter bens em troca,
ou até abra mão de uma parte da dívida, recebendo algum pagamento imediato
parcial.
Fonte: Biblioteca Sebrae